Guía general
Numeración y trazabilidad: cómo funciona la cadena de custodia
Qué es la cadena de custodia en logística, cómo se registra la numeración de los precintos y qué hacer cuando un número no coincide.
Se compra el precinto correcto, se instala bien y aun así el control falla. Casi siempre por lo mismo: el número no quedó registrado, o nadie lo verificó al recibir. El precinto es la mitad del sistema; la otra mitad es de papel.
Qué acredita realmente un precinto
Un precinto no impide una apertura forzada. Lo que hace es garantizar que esa apertura no se pueda ocultar. Ese valor se realiza en un solo momento: cuando alguien compara el número que ve con el número que dice el documento.
De ahí que el precinto tenga tres características que no son adorno:
- Numeración consecutiva única. Sin ella el precinto es intercambiable por cualquier otro igual, y la evidencia desaparece.
- Cuerpo que no admite recierre. Si puede retirarse y volver a colocarse, no hay nada que verificar.
- Superficie legible. El número tiene que leerse sin desmontar nada, en las condiciones reales del patio.
El registro mínimo
Un control de custodia se sostiene con cuatro datos por instalación. Menos que eso no permite reconstruir nada:
- Número del precinto.
- Punto asegurado (puerta, válvula, canastilla, bolsa).
- Responsable y momento de la instalación.
- Responsable y momento de la verificación y el retiro.
Si la operación mueve volumen, el paso frágil es el primero: transcribir el número a mano. Un dígito equivocado invalida la verificación y genera una disputa por algo que nunca ocurrió. Por eso los precintos se imprimen con código de barras: el número se lee con escáner y entra directo al sistema.
Cómo se verifica bien
En este orden, y sin saltarse pasos:
- Leer antes de tocar. El número se registra con el precinto todavía instalado.
- Comparar con el documento. Contra la remesa, la planilla o la orden.
- Inspeccionar el cuerpo. Cortes, marcas de herramienta, rebabas, deformación por calor. Un precinto puede tener el número correcto y haber sido intervenido.
- Documentar antes de cortar. Fotografía si hay cualquier duda.
- Conservar el precinto retirado hasta cerrar la operación.
Cuando algo no coincide
No abra la carga. Documente: número esperado, número encontrado, estado del precinto, fotografías, personas presentes. La tentación es cortar y revisar “para ver si falta algo”, y es justo lo que destruye la evidencia: una vez cortado el precinto, ya no se puede probar en qué estado llegó.
Más allá del transporte
La misma lógica sirve para activos fijos: medidores, equipos, tableros y herramienta en obra se controlan con chapas y correas de identificación numeradas, donde el número no viaja pero sí cambia de responsable en cada inventario.
Si quiere montar el esquema de numeración de su operación, cuéntenos cómo despacha y le ayudamos a definirlo antes de cotizar.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la cadena de custodia?
Es el registro continuo de quién tuvo la carga, desde que sale hasta que llega, y de que nadie la intervino en el trayecto. En logística se acredita con precintos numerados: el número que se instala al despachar debe ser el mismo que se verifica al recibir, y cada cambio de responsable queda documentado.
¿Por qué los precintos llevan numeración consecutiva?
Porque sin un número único el precinto no prueba nada: cualquier otro precinto igual podría ocupar su lugar sin que se note. La numeración convierte una pieza intercambiable en una evidencia asociada a un despacho concreto.
¿Para qué sirve el código de barras en un precinto?
Para eliminar el error de transcripción. Anotar a mano un consecutivo de seis dígitos, en un patio y con prisa, falla más de lo que parece, y un dígito mal copiado invalida la verificación. Con código de barras el número se lee con escáner y pasa directo al registro.
¿Qué hago si el número no coincide al recibir?
No abra la carga y documente el hallazgo antes de descargar: número esperado, número encontrado, estado del precinto y fotografías. Si el precinto se corta antes de dejar constancia, se destruye la única evidencia de la manipulación.
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