Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación, supresión y demás actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales realizadas por BYS LOGISTICS S.A.S., garantizando el cumplimiento de la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales y el respeto por los derechos de los titulares de la información.

La presente política busca asegurar que el tratamiento de los datos personales se realice de manera responsable, transparente, segura y conforme a los principios establecidos por la normativa aplicable.

2. Alcance

La presente política aplica a todos los datos personales tratados porBYS LOGISTICS S.A.S., independientemente del medio físico o electrónico en el cual se encuentren almacenados.

Comprende la información de:

• Clientes.
• Clientes potenciales.
• Proveedores.
• Contratistas.
• Empleados.
• Aspirantes a procesos de selección.
• Socios.
• Visitantes.

Cualquier persona natural cuyos datos personales sean tratados por la empresa en desarrollo de su actividad comercial.

Esta política aplica a todos los colaboradores, contratistas y terceros que, por razón de sus funciones, tengan acceso a datos personales administrados por BYS LOGISTICS S.A.S.

3. Marco normativo

La presente política se fundamenta en las siguientes disposiciones legales:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Circulares, guías e instrucciones expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores.

4. Responsable del tratamiento de los datos personales

• Razón social: BYS LOGISTICS S.A.S.
• NIT: 900.437.215-8
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Dirección: Carrera 86B No. 53-22 Sur, Bloque 13, Oficina 152
• Correo electrónico para la atención de consultas y reclamos sobre protección de datos personales: gerencia@byslogistics.com.co
• Teléfono: 601 469 9575 – 320 951 4930
• Página web: www.byslogistics.com.co

BYS LOGISTICS S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, garantiza que el tratamiento de la información se realizará conforme a los principios y disposiciones establecidos en la legislación colombiana vigente sobre protección de datos personales, adoptando las medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger la información contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación.

5. Principios para el tratamiento de datos personales

BYS LOGISTICS S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales respetando los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamentan, garantizando en todo momento la protección de los derechos de los titulares.

Los datos personales serán tratados bajo los siguientes principios:

5.1 Principio de legalidad

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.

5.2 Principio de finalidad

Los datos personales serán recolectados para fines legítimos, específicos e informados previamente al titular.

5.3 Principio de libertad

El tratamiento de los datos personales solo se efectuará con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

5.4 Principio de veracidad

La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

5.5 Principio de transparencia

El titular podrá conocer en cualquier momento la información que repose sobre él en las bases de datos de la empresa.

5.6 Principio de acceso y circulación restringida

Los datos personales únicamente serán utilizados por las personas autorizadas para el desarrollo de las actividades propias de la empresa y no serán divulgados sin autorización o sin fundamento legal.

5.7 Principio de seguridad

BYS LOGISTICS S.A.S. implementará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado o uso fraudulento.

5.8 Principio de confidencialidad

Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales estará obligada a mantener la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la empresa.

6. Finalidades del tratamiento de los datos personales

BYS LOGISTICS S.A.S. podrá recolectar, almacenar, consultar, actualizar, utilizar, transmitir y suprimir datos personales para las siguientes finalidades:

Clientes

• Elaborar cotizaciones.
• Registrar pedidos.
• Gestionar la venta y entrega de productos.
• Emitir facturas y demás documentos comerciales.
• Realizar seguimiento a pedidos y servicio posventa.
• Atender consultas, quejas, reclamos o solicitudes.
• Enviar información comercial, técnica o promocional relacionada con los productos y servicios ofrecidos por la empresa.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y tributarias.

Proveedores y contratistas

• Evaluar y seleccionar proveedores.
• Gestionar procesos de compra.
• Elaborar órdenes de compra y contratos.
• Verificar información comercial y tributaria.
• Gestionar pagos.
• Cumplir obligaciones legales y fiscales.

Empleados y aspirantes

• Adelantar procesos de selección.
• Formalizar la relación laboral.
• Administrar nómina, seguridad social y prestaciones sociales.
• Dar cumplimiento a obligaciones laborales.
• Gestionar procesos disciplinarios, capacitaciones y bienestar laboral.

Visitantes

• Controlar el ingreso a las instalaciones cuando aplique.
• Garantizar la seguridad de las personas y de la información.

En general

La empresa podrá tratar los datos personales para cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables, tributarias y comerciales, así como para mejorar continuamente la prestación de sus productos y servicios.

7. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tendrán derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos cuando sea procedente.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas, solicitudes, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la actualización, corrección o supresión de la información cuando proceda.
• Revocar la autorización otorgada cuando sea legalmente posible.
• Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento.

El ejercicio de estos derechos podrá estar sujeto a las excepciones previstas en la legislación vigente.

8. Deberes de BYS LOGISTICS S.A.S.

Como responsable del tratamiento de los datos personales,BYS LOGISTICS S.A.S. se compromete a:

• Garantizar el pleno ejercicio de los derechos de los titulares.
• Solicitar la autorización cuando sea requerida por la ley.
• Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos.
• Informar a los encargados del tratamiento sobre cualquier novedad relacionada con los datos.
• Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita enviada al correo electrónico gerencia@byslogistics.com.co o mediante comunicación física dirigida a la dirección de la empresa.

La solicitud deberá contener como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Número de identificación.
• Datos de contacto.
• Descripción clara de la solicitud.
• Documentos o soportes cuando sean necesarios.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación vigente.

Cuando la solicitud se encuentre incompleta, la empresa podrá requerir información adicional para continuar con el trámite.

Los reclamos serán atendidos conforme a los términos previstos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen o sustituyan.

10. Medidas de seguridad de la información

BYS LOGISTICS S.A.S. adoptará medidas administrativas, físicas y tecnológicas razonables para proteger los datos personales bajo su responsabilidad, buscando prevenir su pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación o destrucción.

El acceso a la información estará restringido únicamente al personal que, por razón de sus funciones, requiera conocerla para el desarrollo de las actividades propias de la empresa.

Cuando se utilicen proveedores externos para el tratamiento de datos personales, estos deberán cumplir las obligaciones legales aplicables en materia de protección de datos.

11. Vigencia de las bases de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, las obligaciones legales o contractuales aplicables y los períodos de conservación establecidos por la legislación colombiana.

Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal de conservar la información, los datos podrán ser eliminados o anonimizados de manera segura.

12. Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por la Gerencia de BYS LOGISTICS S.A.S. y permanecerá vigente hasta que sea modificada, actualizada o derogada.

La empresa podrá actualizar esta política cuando se presenten cambios en la legislación aplicable, en sus procesos internos o en las finalidades del tratamiento de los datos personales. Cualquier modificación será publicada a través de los medios de comunicación que la empresa considere pertinentes.

Control de cambios